Căn cứ theo
Nghị định 181/2025/NĐ-CP (theo khoản 1 và khoản 2 Điều 6):
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (khoản 1 Điều 4, khoản 1 Điều 9 và điểm a.3 khoản 5 Phụ lục ban hành kèm theo):
- Cho, biếu, tặng, tiêu dùng nội bộ, khuyến mại,… đều phải lập hóa đơn điện tử theo chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung.
- Có thể lập hóa đơn tổng hợp trong tháng/quý, kèm bảng kê chi tiết.
- Nếu khách hàng yêu cầu, phải lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch.
1. Cách lập hóa đơn
Thời điểm xuất HĐ: tại thời điểm tặng hoặc tổng hợp theo tháng, quý
Thuế suất: 8
Giá tính thuế:
+ Cho, biếu, tặng, tiêu dùng nội bộ: Giá tính thuế GTGT: giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh
+ Khuyến mại: giá tính thuế GTGT = 0. Nếu không đúng quy định pháp luật thương mại thì tính thuế như hàng biếu, tặng. Ví dụ: công ty thực hiện chương trình mua 10 thùng sữa tặng 01 hộp bánh trung thu thì giá tính thuế GTGT của bánh trung thu bằng không (0)
Công ty lập riêng hóa đơn cho từng giao dịch hoặc xuất chung một hóa đơn tặng bánh trung thu kèm danh sách người nhận
Trường hợp công ty lập riêng từng hóa đơn theo từng giao dịch:
+ Điền đầy đủ thông tin của người được tặng bao gồm: tên, MST
+ Nội dung hóa đơn: điền đẩy đủ tên hàng, số lượng, giá trị hàng
Trường hợp xuất chung một hóa đơn:
+ Tên người mua hàng, MST: điền thông tin của Công ty
+ Nội dung hóa đơn: điền đẩy đủ tên hàng đồng thời ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…tháng…năm…, số lượng, giá trị hàng.
+ Nội dung bảng kê: có đầy đủ thông tin về tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Nếu nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần thêm thuế suất VAT và tiền thuế VAT. Tổng tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp với hóa đơn. Bảng kê ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm”
2. Ví dụ về hạch toán chi phí quà tặng trung thu
2.1. Mua bánh trung thu nhập về kho sau đó mới dùng để biếu, tặng
– Khi mua bánh về, kế toán hạch toán:
Nợ TK 156: Trị giá hàng hóa mua về để biếu tặng
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112: Thanh toán tiền
– Khi xuất kho bánh để cho biếu tặng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 62x, 632, 641, 642: Chi phí cho hàng hóa cho, biếu tặng
Có TK 156: Giá vốn hàng mua
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
2.2. Mua bánh trung thu sau đó về biếu, tặng ngay
Nợ TK 62x, 632, 641, 642 (chi tiết): Chi phí để mua hàng biếu, tặng.
Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có).
Có TK 331, 111, 112: Thanh toán tiền
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
3. Hồ sơ để được ghi nhận là chi phí hợp lý hợp lệ:
- Hóa đơn mua vào hợp lệ theo các quy định hiện hành
- Hợp đồng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên
- Hóa đơn đầu ra (Công ty xuất hóa đơn hàng cho, biếu, tặng)
- Quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ… của Công ty hoặc quyết định của Công ty/Công đoàn về tặng quà trung thu cho nhân viên (nếu là tặng cho nhân viên)
- Bảng kê danh sách nhân viên, khách hàng được nhận có đầy đủ các thông tin (họ tên, MST, tên hàng hóa, số lượng hàng, đơn giá, thành tiền) và có ký xác nhận của người được nhận và người lập bảng kê
4. Xử phạt hành chính
– Hành vi không lập hóa đơn theo quy định bị xử phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi không lập 01 số hóa đơn
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng trong trường hợp không lập từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng trong trường hợp không lập từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng trong trường hợp không lập từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn
Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trong trường hợp không lập từ 100 số hóa đơn trở lên
