Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), nhiều nhà đầu tư có cảm giác phần thủ tục khó nhất đã hoàn thành.
Thực tế, đây mới là thời điểm doanh nghiệp bắt đầu bước vào giai đoạn vận hành và phát sinh hàng loạt nghĩa vụ về đầu tư, kế toán, thuế, lao động, bảo hiểm và báo cáo định kỳ.
Một tình huống khá thường gặp ở doanh nghiệp FDI mới thành lập là công ty chưa phát sinh nhiều hoạt động kinh doanh nên cho rằng chưa cần quan tâm đến các nghĩa vụ báo cáo. Đến khi cần điều chỉnh dự án, làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế hoặc cơ quan đăng ký đầu tư mới phát hiện một số công việc trước đó chưa được thực hiện đầy đủ.
Checklist dưới đây giúp doanh nghiệp rà soát những đầu việc cần chú ý ngay từ giai đoạn đầu hoạt động
1. Kiểm tra hồ sơ pháp lý và hồ sơ đầu tư
Sau khi thành lập, doanh nghiệp nên tập hợp và quản lý thống nhất toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan đến công ty và dự án đầu tư
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC);
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), nếu thuộc trường hợp được cấp;
- Điều lệ công ty;
- Hồ sơ của thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu;
- Hồ sơ về người đại diện theo pháp luật;
- Các giấy phép, chấp thuận hoặc giấy chứng nhận chuyên ngành nếu hoạt động kinh doanh thuộc ngành nghề có điều kiện.
Một điểm cần chú ý là thông tin trên IRC, ERC và tình hình thực tế của doanh nghiệp phải được theo dõi đồng bộ.
Ví dụ, khi thay đổi địa điểm thực hiện dự án, vốn, tiến độ, mục tiêu, nhà đầu tư hoặc các nội dung khác của dự án, doanh nghiệp cần xác định nội dung nào phải thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định trước khi triển khai.
2. Thiết lập hệ thống kế toán ngay từ đầu
Đây là phần doanh nghiệp mới rất dễ xem nhẹ.
Ngay cả khi chưa có nhiều doanh thu, doanh nghiệp vẫn nên thiết lập hệ thống kế toán ngay từ giai đoạn bắt đầu hoạt động để tránh tình trạng chứng từ phát sinh trước, sổ sách chạy theo sau.
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động của doanh nghiệp;
- Mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA) nếu thuộc trường hợp phải sử dụng
- Thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan thuế;
- Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
- Thiết lập hệ thống sổ sách và quy trình lưu trữ chứng từ;
- Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp;
- Phân công nhân sự kế toán hoặc thuê đơn vị kế toán bên ngoài.
Riêng với doanh nghiệp FDI, cần đặc biệt chú ý dòng tiền góp vốn và thời hạn góp vốn. Việc chuyển tiền không đúng tài khoản, sai nội dung hoặc góp vốn không đúng tiến độ có thể tạo ra vấn đề khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đầu tư sau này.
3. Lao động, bảo hiểm và vận hành doanh nghiệp
Khi bắt đầu tuyển nhân sự, doanh nghiệp đồng thời phát sinh các nghĩa vụ liên quan đến lao động và bảo hiểm.
- Ký hợp đồng lao động;
- Xây dựng thang bảng lương;
- Đăng ký và thực hiện nghĩa vụ BHXH, BHYT, BHTN theo đối tượng áp dụng;
- Xây dựng nội quy lao động khi thuộc trường hợp phải thực hiện;
- Thực hiện các báo cáo lao động theo quy định.
Đối với doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài, cần kiểm tra thêm giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, cùng các thủ tục về visa và thẻ tạm trú tùy từng trường hợp.
4. Thực hiện kê khai và nghĩa vụ thuế định kỳ
Sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần xác định chính xác các loại thuế phát sinh và kỳ kê khai tương ứng.
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý tùy trường hợp áp dụng.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Doanh nghiệp cần theo dõi nghĩa vụ thuế trong năm và thực hiện quyết toán theo quy định.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Phát sinh khi doanh nghiệp chi trả thu nhập thuộc diện phải kê khai, khấu trừ và quyết toán.
- Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT): Cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp phát sinh thanh toán cho tổ chức, cá nhân nước ngoài theo các giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh.
- Các loại thuế khác: Có thể phát sinh thuế xuất nhập khẩu và các nghĩa vụ tài chính khác tùy ngành nghề, hoạt động thực tế.
Điểm cần quản trị không chỉ là nộp báo cáo đúng hạn, mà còn phải bảo đảm số liệu kế toán, hóa đơn, hợp đồng và dòng tiền có thể đối chiếu được với nhau.
5. Những báo cáo đặc thù doanh nghiệp FDI cần theo dõi
Đây là nhóm nghĩa vụ doanh nghiệp FDI dễ bỏ sót, đặc biệt trong giai đoạn mới thành lập khi bộ máy kế toán và pháp lý chưa vận hành ổn định.
5.1. Báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư
Trong quá trình triển khai dự án, doanh nghiệp FDI cần thực hiện báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư theo chế độ báo cáo áp dụng.
Nội dung báo cáo phản ánh tình hình triển khai dự án trong kỳ như vốn đầu tư thực hiện, kết quả hoạt động, lao động và các thông tin liên quan đến quá trình thực hiện dự án.
- Báo cáo quý: thực hiện trước ngày 10 của tháng đầu quý sau quý báo cáo.
- Báo cáo năm: thực hiện trước ngày 10/02 của năm sau năm báo cáo.
- Báo cáo tình hình thực hiện khoản vay nước ngoài: thực hiện chậm nhất vào ngày 05 của tháng tiếp theo kỳ báo cáo nếu doanh nghiệp có phát sinh và thuộc trường hợp phải thực hiện.
Doanh nghiệp nên theo dõi số liệu đầu tư ngay từ đầu thay vì chờ đến kỳ báo cáo mới tổng hợp, đặc biệt là số vốn đã thực hiện và tiến độ của dự án.
5.2. Báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư
Báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư là một nghĩa vụ riêng trong quá trình thực hiện dự án. Doanh nghiệp cần phân biệt với báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư tại mục 5.1 để tránh bỏ sót.
- Báo cáo quý: thực hiện trước ngày 10 của tháng đầu quý sau quý báo cáo.
- Báo cáo năm: thực hiện trước ngày 10/02 của năm sau năm báo cáo.
Việc lưu trữ đầy đủ các báo cáo đã thực hiện cũng giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi cần rà soát tình trạng dự án hoặc thực hiện các thủ tục điều chỉnh liên quan đến dự án đầu tư.
5.3. Báo cáo hoạt động mua bán hàng hóa
Đối với doanh nghiệp FDI có hoạt động mua bán hàng hóa và thuộc trường hợp phải thực hiện chế độ báo cáo, doanh nghiệp cần theo dõi riêng nghĩa vụ này trong lịch tuân thủ hằng năm.
- Báo cáo năm: thực hiện trước ngày 31/01 của năm sau năm báo cáo nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào phạm vi hoạt động và giấy phép liên quan để xác định mình có thuộc đối tượng phải thực hiện báo cáo hay không.
5.4. Báo cáo quyết toán hải quan
Doanh nghiệp có hoạt động thuộc trường hợp phải thực hiện báo cáo quyết toán hải quan cần chuẩn bị và đối chiếu số liệu giữa hệ thống kế toán, hồ sơ xuất nhập khẩu và dữ liệu quản lý nguyên liệu, vật tư, hàng hóa.
- Báo cáo năm: thực hiện nếu thuộc trường hợp phải báo cáo, chậm nhất vào ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Việc đối chiếu số liệu nên được thực hiện trong quá trình hoạt động thay vì chờ đến thời điểm lập báo cáo mới kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu.
5.5. Báo cáo tài chính đã kiểm toán
Doanh nghiệp FDI thuộc đối tượng kiểm toán cần thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính năm và hoàn thành nghĩa vụ nộp báo cáo theo quy định.
- Báo cáo tài chính năm đã kiểm toán: thời hạn theo quy định áp dụng, trong đó mốc 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính là thời điểm doanh nghiệp cần đặc biệt theo dõi.
- Hợp đồng kiểm toán báo cáo tài chính năm phải được giao kết chậm nhất 30 ngày trước ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Doanh nghiệp không nên chờ đến cuối năm mới bắt đầu rà soát sổ sách. Chứng từ, công nợ, tài sản, doanh thu, chi phí và các giao dịch phát sinh nên được kiểm tra trong suốt năm tài chính để hạn chế sai lệch khi kiểm toán.
5.6. Báo cáo lao động
Khi sử dụng lao động, doanh nghiệp cần theo dõi các nghĩa vụ báo cáo liên quan đến lao động và các nội dung phát sinh trong quá trình sử dụng người lao động.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
- Báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm;
- Báo cáo tai nạn lao động;
- Báo cáo an toàn, vệ sinh lao động;
- Báo cáo y tế lao động;
- Thông báo biến động lao động và các nghĩa vụ liên quan theo trường hợp áp dụng.
Doanh nghiệp nên đưa từng loại báo cáo thực tế phải thực hiện vào lịch theo dõi riêng để tránh bỏ sót do các nghĩa vụ này có thể thuộc các cơ quan quản lý và kỳ báo cáo khác nhau.
5.7. Báo cáo thống kê
Doanh nghiệp thuộc đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê cần thực hiện báo cáo theo yêu cầu của cơ quan thống kê.
Đối với báo cáo thống kê năm, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi biểu mẫu, yêu cầu về số liệu và thời hạn áp dụng cho kỳ báo cáo tương ứng.
